Projetos Arquivísticos
Projetos de Gestão Documental Os arquivos possuem função estratégica por salvaguardar aspectos operacionais, administrativos, fiscais e legais. Ao se viabilizar o resgate de experiências aprendidas em iniciativas passadas, favorecem o desempenho das atividades atuais e o planejamento diligente das ações futuras. A preservação da memória é útil, pois viabiliza o contínuo aprendizado organizacional. A gestão de documentos, quando efetivamente implantada, possibilita entre outros benefícios, o acesso seguro à informação, proporcionando ganhos de tempo e recursos na recuperação, manutenção e guarda dos registros organizacionais.
A arquivologia tem quatro prioridades com relação à produção, uso e armazenamento de documentos:
- após a implantação do projeto de arquivo, uma vez necessários os documentos podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
- projetos de arquivos garantem que documentos sejam conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes;
- racionalização do arquivo para que nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.
- o projeto de arquivo prevê a comunicação com o arquivo centralizado para atendimento de todas as consultas;
- arquivo sistematizado em GED com o plano de organização, tabela de temporalidade, manual, localização de caixas, rastreabilidade de documentos, níveis de acesso ao documento por permissão, controle de impressões e vizualização de documentos;
- departamentalização de arquivos, com codificação desde a sua criação para que seja classificada a importância, tempo e função de cada documento;
- atendimento a normas de Organização ISO 15489 de organização de documentos, demais ISOs TS, 2001, ISO 9000, e normas Conarq;
- arquivos baseados em gestão de processos e gestão de projetos do método PMI, seguindo PMBOOK.
O projeto de arquivo preocupa-se com tudo relativo a administração e à criação dos documentos da sua empresa, gerenciando os documentos do arquivo corrente, intermediário e permanente de sua empresa.
Por isso a Arquindex oferece um serviço altamente qualificado que possa atingir todos os objetivos de um projeto de arquivo, através de:
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