Projetos Arquivísticos

Projetos de Gestão Documental Os arquivos possuem função estratégica por salvaguardar aspectos operacionais, administrativos, fiscais e legais. Ao se viabilizar o resgate de experiências aprendidas em iniciativas passadas, favorecem o desempenho das atividades atuais e o planejamento diligente das ações futuras. A preservação da memória é útil, pois viabiliza o contínuo aprendizado organizacional. A gestão de documentos, quando efetivamente implantada, possibilita entre outros benefícios, o acesso seguro à informação, proporcionando ganhos de tempo e recursos na recuperação, manutenção e guarda dos registros organizacionais.

A arquivologia tem quatro prioridades com relação à produção, uso e armazenamento de documentos:

  • o documento como prova de um ato ou fato, e de suas repercussões administrativas, fiscais e legais;
  • os usuários e os usos que fazem da informação;
  • a preservação, o acesso e a recuperação da informação;
  • a segurança e o sigilo da informação.
  • Essas premissas são cruciais, uma vez que caracterizarão o tratamento a ser dado pelos produtores, usuários e mantenedores ao conjunto de documentos gerados. É tarefa da equipe de projetos, pois, atuar na gestão documental como um agente do ciclo comunicacional e do controle de registros, estando o gerente à frente da produção e da guarda dos dados.

    • após a implantação do projeto de arquivo, uma vez necessários os documentos podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
    • projetos de arquivos garantem que documentos sejam conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes;
    • racionalização do arquivo para que nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.
    • o projeto de arquivo prevê a comunicação com o arquivo centralizado para atendimento de todas as consultas;
    • arquivo sistematizado em GED com o plano de organização, tabela de temporalidade, manual, localização de caixas, rastreabilidade de documentos, níveis de acesso ao documento por permissão, controle de impressões e vizualização de documentos;
    • departamentalização de arquivos, com codificação desde a sua criação para que seja classificada a importância, tempo e função de cada documento;
    • atendimento a normas de Organização ISO 15489 de organização de documentos, demais ISOs TS, 2001, ISO 9000, e normas Conarq;
    • arquivos baseados em gestão de processos e gestão de projetos do método PMI, seguindo PMBOOK.

    O projeto de arquivo preocupa-se com tudo relativo a administração e à criação dos documentos da sua empresa, gerenciando os documentos do arquivo corrente, intermediário e permanente de sua empresa.

    Por isso a Arquindex oferece um serviço altamente qualificado que possa atingir todos os objetivos de um projeto de arquivo, através de:

  • equipe multidisciplinar capaz de ter uma visão exata do arquivo da empresa;
  • metodologia arquivística desenvolvida por profissionais experientes em arquivos;
  • sistema GED adaptado à administração arquivística para dar acesso online a documentação;
  • canais de comunicação que possam dar atendimento rápido ao cliente.
  • Entre em contato com a Arquindex e nossos consultores através do telefone ou email para que possamos fazer uma visita à sua empresa e apresentar a melhor solução em terceirização de arquivos para seu negócio. saiba mais...


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