Administração de Arquivos na era da Proteção de Dados

Com o crescimento e evolução da sociedade e empresas, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir disso começou a agrupar documentos sistematizando em diversos suportes os resultados de suas atividades cotidianas. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como papel principal a guarda e conservação de documentos objetivando atestar a legalidade dos patrimônios e contar a história de seus povos e instituições. Arquivos são locais destinados à guarda ordenada de documentos criados por instituições ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a preservação desta documentação como um conjunto e não como unidades isoladas, pois estes na sua maioria servem de prova de transações documentais realizadas e estão relacionados com os direitos e deveres destas instituições ou pessoas. Este serviço de administração de arquivos têm o papel de proporcionar às empresas profissionais e métodos adequados à manutenção e administração dos arquivos da instuição, mantendo os arquivos nas organizações, não considerando a esfera em que se apresentam, mas sim, citando as fases de sua organização, características e dos documentos arquivísticos, bem como os tipos de arquivos e arquivamento que devem ser utilizados.

A qualidade do serviço de administração de arquivos que irá determinar com exatidão valores da documentação da empresa. Determinar ainda métodos que façam com que os documentos possam ser encontrados com facilidade num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. O método de administração de arquivos permanentes baseia-se em função dos métodos utilizados na administração dos arquivos correntes, sendo que é um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original. Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverão ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. Logo, a administração dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:

• uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
• quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes;
• e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.
• e partir de Agosto de 2020 todos os arquivos já devem estar adequados à Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018, que determina novas regras de proteção de dados de terceiros, uso e proteção de documentos que contenham esses dados. E a Arquindex trabalha à frente já trazendo novos procedimentos aos arquivos para estar à frente das obrigações.

Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, gerenciando os documentos desde a sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao incinerador, ou a um arquivo permanente, ou ao arquivo intermediário.

Por isso a Arquindex oferece um serviço altamente qualificado que possa atingir todos os objetivos de uma ótima administração de arquivos, através de:

Entre em contato com a Arquindex e nossos consultores através do telefone ou email para que possamos fazer uma visita à sua empresa e apresentar a melhor solução em administração de arquivos para seu negócio. 31 3245-1937 ou comercial@arquindex.com.br