GUIA TÉCNICO E DE CONTRATAÇÃO · BELO HORIZONTE E REGIÃO
Digitalização de prontuários médicos
A digitalização de prontuários médicos deve preservar o vínculo entre paciente, atendimento e páginas, com controle de acesso e conferência definidos. A Arquindex pode apoiar captura, OCR, indexação e organização do acervo conforme o projeto e as instruções da instituição responsável.
O que organizar antes de digitalizar
Misturar a última página de um prontuário com o paciente seguinte pode expor informações e prejudicar a consulta. Homônimos, folhas sem nome e registros multipáginas exigem regras de identificação e tratamento de exceções antes da produção.
- Prontuários em pastas ou volumes
- Fichas e evoluções clínicas
- Exames e laudos integrantes do conjunto
- Termos e documentos de atendimento
O inventário inicial deve distinguir o material recebido, os conjuntos previstos e as restrições de manuseio. Documentos não recebidos, deteriorados ou com identificação insuficiente precisam de registro próprio. A proposta deve definir quem esclarece essas pendências e como o lote poderá ser aceito.
Campos de indexação e pesquisa
- Identificador autorizado do paciente
- Identificador do atendimento
- Tipo documental
- Data do registro
- Volume e sequência da página
Os campos são um modelo de levantamento, não uma exigência universal. A equipe do cliente deve confirmar o vocabulário e os identificadores apropriados. Teste buscas reais antes de fixar a convenção de arquivos e evite expor dados pessoais desnecessários em nomes ou listas de acesso amplo.
Como testar um lote-piloto
Inclua homônimos, prontuários com mais de um volume e formulários com várias páginas. Teste o vínculo usando identificadores autorizados, e não apenas semelhança entre nomes. Páginas sem identificação suficiente devem permanecer em conferência, sem atribuição automática por palpite.
Critérios de aceite da entrega
O aceite deve verificar completude por paciente e episódio, ordem das páginas, legibilidade e restrições de consulta. Verifique se um usuário sem autorização consegue pesquisar ou abrir o material. A busca por OCR não substitui a conferência da imagem e dos campos críticos.
Exemplo operacional hipotético
Em um cenário hipotético, dois pacientes possuem nomes semelhantes e exames na mesma data. A equipe deve usar outro identificador aprovado e registrar a decisão de separação. Se não houver evidência suficiente, o conjunto permanece pendente para a instituição esclarecer.
O exemplo ilustra um critério de organização. Não representa cliente, caso realizado, economia ou resultado medido da Arquindex.
Etapas, entregáveis e orçamento
- Diagnóstico: levantar volume, suporte, uso futuro e restrições.
- Plano: aprovar identificação, sequência, qualidade e canal de entrega.
- Produção: preparar, capturar, aplicar OCR quando contratado e indexar.
- Conferência: revisar os critérios aprovados e registrar exceções.
- Aceite: entregar os arquivos e reconciliar o lote recebido.
Os entregáveis podem incluir PDFs pesquisáveis, índice de metadados, lista de pendências e protocolo de entrega, conforme proposta. Preparação, formatos especiais, quantidade de campos, nível de conferência, transporte e migração influenciam o orçamento. O conteúdo não fixa preços, prazo de execução ou condição de pagamento sem dimensionamento.
Segurança e limites do projeto
A Lei nº 13.787/2018 contém requisitos próprios para digitalização, guarda e destinação de prontuários. O descarte exige análise específica, inclusive os procedimentos legalmente aplicáveis; não decorre apenas da captura ou do OCR. A instituição deve validar as regras profissionais e setoriais pertinentes.
Combine acesso por função, canal de amostras e destinação de cópias temporárias. Não envie documentos confidenciais no primeiro contato comercial. OCR facilita pesquisa; não é comprovação isolada de autenticidade, assinatura ou conformidade.
Atendimento em Belo Horizonte, Contagem, Betim e Nova Lima
A Arquindex atua em Belo Horizonte e avalia projetos na região metropolitana. Informe a cidade, a localização do acervo e a necessidade de consultar os originais durante a execução. Coleta, devolução e local de trabalho dependem de avaliação operacional e contratação; confirme a logística antes de enviar documentos.
Para demandas em outras cidades, a equipe deve avaliar volume, transporte e condições de execução. Esta página não anuncia unidade física em cada município, atendimento imediato ou retirada gratuita.
Solicitar avaliação do acervoPerguntas frequentes sobre digitalização de prontuários médicos
OCR é suficiente para separar pacientes?
Não. Nomes reconhecidos podem conter erros. A separação deve usar identificadores e validação adequados ao risco.
Uma página sem nome vai para o próximo paciente?
Não por regra automática. A vinculação depende da continuidade documental e de evidências, com conferência das exceções.
Podemos enviar uma amostra pelo WhatsApp?
Não envie dados clínicos no contato comercial inicial. Combine o canal, a autorização e as condições de acesso antes da amostra.
A digitalização autoriza eliminar o prontuário original?
Não automaticamente. A instituição deve avaliar os requisitos legais, arquivísticos e profissionais aplicáveis e registrar a decisão.
Referências técnicas e legais
As referências devem ser aplicadas ao contexto do acervo e às regras setoriais pertinentes.