GUIA TÉCNICO E DE CONTRATAÇÃO · BELO HORIZONTE E REGIÃO
Digitalização de documentos para empresas
A Arquindex estrutura serviços de digitalização de documentos para empresas por departamento, unidade ou lote. O projeto pode reunir inventário, preparação, captura, OCR, indexação e conferência, conforme contratação. O objetivo é entregar arquivos identificados e consultáveis, com vínculo ao acervo recebido.
O que organizar antes de digitalizar
Empresas costumam reunir contratos, registros administrativos, comprovantes e documentos de pessoal no mesmo arquivo. Um único padrão de nome ou pasta pode esconder necessidades diferentes. A proposta precisa estabelecer quais classes serão capturadas e como cada área recuperará seus documentos.
- Contratos e documentos de fornecedores
- Registros administrativos e financeiros
- Documentos de departamentos e unidades
- Pastas de processos e projetos
O inventário inicial deve distinguir o material recebido, os conjuntos previstos e as restrições de manuseio. Documentos não recebidos, deteriorados ou com identificação insuficiente precisam de registro próprio. A proposta deve definir quem esclarece essas pendências e como o lote poderá ser aceito.
Campos de indexação e pesquisa
- Empresa e unidade
- Departamento
- Tipo documental
- Identificador de processo ou contrato
- Período e restrição de acesso
Os campos são um modelo de levantamento, não uma exigência universal. A equipe do cliente deve confirmar o vocabulário e os identificadores apropriados. Teste buscas reais antes de fixar a convenção de arquivos e evite expor dados pessoais desnecessários em nomes ou listas de acesso amplo.
Como testar um lote-piloto
Selecione uma pasta de cada área, incluindo folhas pequenas, anexos e documentos frente e verso. Teste a recuperação com alguém que não participou da preparação. Se a pessoa só encontra os documentos pela memória de quem os organizou, os campos de busca ainda precisam de ajuste.
Critérios de aceite da entrega
Compare a lista de recebimento com a lista de entrega por lote. Confira se cada arquivo abre, se o conjunto está completo e se nomes e metadados levam ao documento esperado. Registre exceções de origem, falhas de imagem e correções separadamente.
Exemplo operacional hipotético
Em uma empresa com duas unidades, o mesmo número de contrato pode aparecer em áreas distintas. Um identificador composto por unidade e contrato pode evitar mistura. O modelo deve ser aprovado com o cliente e testado com os dados do projeto, sem assumir que o nome da pasta seja suficiente.
O exemplo ilustra um critério de organização. Não representa cliente, caso realizado, economia ou resultado medido da Arquindex.
Etapas, entregáveis e orçamento
- Diagnóstico: levantar volume, suporte, uso futuro e restrições.
- Plano: aprovar identificação, sequência, qualidade e canal de entrega.
- Produção: preparar, capturar, aplicar OCR quando contratado e indexar.
- Conferência: revisar os critérios aprovados e registrar exceções.
- Aceite: entregar os arquivos e reconciliar o lote recebido.
Os entregáveis podem incluir PDFs pesquisáveis, índice de metadados, lista de pendências e protocolo de entrega, conforme proposta. Preparação, formatos especiais, quantidade de campos, nível de conferência, transporte e migração influenciam o orçamento. O conteúdo não fixa preços, prazo de execução ou condição de pagamento sem dimensionamento.
Segurança e limites do projeto
Digitalizar a documentação empresarial não cria, por si só, uma política de retenção ou um programa de conformidade. A organização deve definir prioridades, acessos e decisões de guarda; o prestador executa o escopo e registra as ocorrências.
Combine acesso por função, canal de amostras e destinação de cópias temporárias. Não envie documentos confidenciais no primeiro contato comercial. OCR facilita pesquisa; não é comprovação isolada de autenticidade, assinatura ou conformidade.
Atendimento em Belo Horizonte, Contagem, Betim e Nova Lima
A Arquindex atua em Belo Horizonte e avalia projetos na região metropolitana. Informe a cidade, a localização do acervo e a necessidade de consultar os originais durante a execução. Coleta, devolução e local de trabalho dependem de avaliação operacional e contratação; confirme a logística antes de enviar documentos.
Para demandas em outras cidades, a equipe deve avaliar volume, transporte e condições de execução. Esta página não anuncia unidade física em cada município, atendimento imediato ou retirada gratuita.
Solicitar avaliação do acervoPerguntas frequentes sobre digitalização de documentos para empresas
O serviço atende grandes volumes?
O volume deve ser avaliado para definir equipe, lotes, preparação, logística, prazo e conferência. Uma amostra permite dimensionar o projeto.
A Arquindex digitaliza no cliente?
O local de execução é avaliado conforme acervo, segurança, espaço e contratação. Não presuma execução local ou retirada gratuita antes da proposta.
Os arquivos podem ser entregues no Alfresco?
A entrega em repositório, com metadados e permissões, depende de infraestrutura e escopo de migração ou integração aprovados.
O que informar para pedir orçamento?
Informe cidade, unidades, tipos documentais, volume estimado, campos de busca, prazo desejado e formato de entrega.
Referências técnicas e legais
As referências devem ser aplicadas ao contexto do acervo e às regras setoriais pertinentes.