GUIA DE CONTRATAÇÃO · DIGITALIZAÇÃO DOCUMENTAL
Onde digitalizar documentos?
Em Belo Horizonte, você pode contratar a Arquindex para digitalização de acervos empresariais com preparação, captura, OCR, indexação e conferência, conforme o escopo. Para poucas folhas de uso pessoal, um scanner próprio ou um estabelecimento que ofereça esse atendimento pode ser suficiente. A escolha depende do volume, do sigilo e do uso do arquivo.
Qual serviço é adequado para seus documentos?
| Necessidade | Alternativa a avaliar | O que conferir |
|---|---|---|
| Poucas folhas para consulta pessoal | Scanner próprio ou atendimento avulso disponível na sua cidade | Legibilidade, orientação, frente e verso e exclusão das cópias temporárias |
| Caixas, pastas e dossiês de uma empresa | Projeto de digitalização documental | Inventário, separação correta, OCR, metadados, conferência e entrega por lote |
| Livros, plantas ou originais frágeis | Captura dimensionada ao suporte | Formato, encadernação, limites de manuseio e necessidade de teste prévio |
| Documento com finalidade probatória | Processo com requisitos técnicos e jurídicos avaliados | Âmbito legal, integridade, assinatura e metadados aplicáveis; um PDF comum não comprova equivalência |
Antes de entregar um acervo, peça uma proposta que descreva o resultado esperado. “Escanear documentos” pode significar apenas capturar imagens. Um projeto documental também define como identificar arquivos, preservar a sequência e demonstrar que o conjunto recebido corresponde ao conjunto entregue.
Onde contratar a digitalização em Belo Horizonte e na região?
A Arquindex atende demandas de digitalização e gestão documental em Belo Horizonte e avalia projetos na região metropolitana, incluindo Contagem, Betim e Nova Lima. Coleta, devolução, local de execução, transporte e cronograma dependem da localização, do volume, do suporte e das condições contratadas. Confirme esses pontos com a equipe antes de deslocar ou enviar documentos.
Para projetos fora da região, informe cidade, unidades envolvidas e frequência de consulta aos originais. A avaliação deve considerar tanto o deslocamento do acervo quanto a viabilidade de execução no ambiente do cliente, quando aplicável. Esta página não anuncia balcão de atendimento imediato, coleta gratuita ou prazo fixo.
Como funciona um projeto de digitalização: sete etapas
1. Levantar o acervo
Informe tipos documentais, quantidade aproximada de caixas ou páginas, formatos, estado físico e objetivo. Uma caixa não equivale a uma quantidade fixa de páginas; a estimativa precisa de amostra ou levantamento.
2. Definir o escopo e a proteção
Combine o que será preparado, digitalizado, indexado e conferido. Defina quem pode acessar o material, como registrar movimentações e quais instruções se aplicam ao prestador.
3. Aprovar um lote-piloto
Selecione documentos representativos, incluindo versos, anexos, carimbos e páginas difíceis. Confira imagem, sequência, nomenclatura e recuperação antes de ampliar a produção.
4. Preparar e capturar
Identifique os conjuntos e trate grampos, dobras e encadernações com cuidado compatível com o original. A captura deve preservar a informação relevante; imagens com recortes ou páginas faltantes exigem correção.
5. Aplicar OCR e indexação
O OCR adiciona reconhecimento de texto para pesquisa. Metadados permitem localizar por contrato, matrícula, processo, data ou outro campo aprovado. Reconhecimento automático pode errar e exige validação dos campos críticos.
6. Conferir e registrar exceções
Valide completude, legibilidade, vínculo entre páginas e capacidade de busca. Registre originais ilegíveis, documentos incompletos e divergências sem preencher informações por suposição.
7. Entregar e obter o aceite
Confirme a estrutura de arquivos, os formatos, o canal de acesso e o relatório contratado. Registre devolução, retenção ou destinação dos originais e o tratamento das cópias temporárias.
O que conferir antes de aceitar os arquivos
- O PDF abre e todas as páginas esperadas estão presentes, na ordem combinada.
- Nenhuma página de outro cliente, empregado ou paciente foi misturada ao arquivo.
- Nomes, números e datas críticos foram conferidos conforme o plano de qualidade.
- A pesquisa localiza termos conhecidos quando OCR faz parte do escopo.
- Os metadados e nomes dos arquivos correspondem à convenção aprovada.
- Permissões, exportação e recuperação foram testadas no repositório de entrega.
PDF/A é um formato voltado à preservação; OCR é uma camada de reconhecimento; assinatura digital e mecanismos de integridade têm funções diferentes. Nenhum desses elementos, isoladamente, garante conformidade com a LGPD ou validade jurídica de todo documento.
Como pedir orçamento sem expor informações confidenciais
Envie inicialmente uma descrição do acervo, cidade, volume estimado, formatos, prazo desejado, campos de indexação e forma de entrega. Não envie prontuários, documentos pessoais, senhas ou bases de funcionários em canais comerciais abertos. Se uma amostra for necessária, combine o canal e as condições de acesso com a equipe.
O custo depende de preparação, tamanho do documento, estado físico, nível de conferência, OCR, metadados, logística e requisitos de preservação. Compare propostas pelo conjunto de atividades e critérios de aceite. Nesta página, não há preço universal por página nem condição de pagamento presumida.
Perguntas frequentes
A Arquindex recebe documentos para digitalizar?
Sim, a Arquindex oferece projetos de digitalização documental. Consulte atendimento, volume, logística e escopo antes de encaminhar originais.
Onde digitalizar poucas folhas?
Você pode usar um scanner próprio ou consultar atendimento avulso na sua cidade. Confira sigilo, legibilidade e cópias temporárias; não presuma que todo fornecedor atende o mesmo volume ou suporte.
Digitalização e OCR são a mesma coisa?
Não. A digitalização captura a imagem; o OCR reconhece texto para pesquisa. O resultado depende da imagem, idioma e características do original.
Posso descartar o papel depois?
Não automaticamente. Avalie natureza documental, temporalidade, requisitos legais, valor histórico e autorizações antes de qualquer eliminação.
Posso receber em GED ou Alfresco?
A entrega pode ser dimensionada para pastas ou repositório documental com permissões e metadados, conforme projeto e infraestrutura. Confirme migração e integração na proposta.
Fontes técnicas e critérios editoriais
- Decreto nº 10.278/2020 — requisitos e âmbito da digitalização com efeitos legais.
- CONARQ — Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo, 2021.
- ANPD — Guia de segurança da informação para agentes de tratamento de pequeno porte.
As referências orientam a avaliação do processo e precisam ser aplicadas ao contexto documental. O guia não constitui certificação do fornecedor nem autorização genérica de descarte. Autoria institucional Arquindex; exemplos são orientações operacionais e não resultados atribuídos a clientes.