GUIA TÉCNICO E DE CONTRATAÇÃO · BELO HORIZONTE E REGIÃO
Digitalização de documentos do SESMT
A digitalização de documentos do SESMT organiza registros de segurança e saúde do trabalho por unidade, trabalhador, tipo e período ou versão. A captura deve respeitar a diferença entre registros administrativos de segurança e documentação clínica, com acesso definido por responsabilidade.
O que organizar antes de digitalizar
Programas, laudos, comprovantes de treinamento e registros individuais não devem perder a relação com o período e o local a que se referem. Digitalizar um documento desatualizado sem registrar sua versão pode levar à consulta do arquivo errado.
- Programas e documentos de segurança e saúde
- Registros de treinamentos e entrega de equipamentos
- Documentação de inspeções e acompanhamento
- ASOs e outros registros, com segregação adequada
O inventário inicial deve distinguir o material recebido, os conjuntos previstos e as restrições de manuseio. Documentos não recebidos, deteriorados ou com identificação insuficiente precisam de registro próprio. A proposta deve definir quem esclarece essas pendências e como o lote poderá ser aceito.
Campos de indexação e pesquisa
- Unidade ou estabelecimento
- Tipo documental e versão
- Data e período de referência
- Trabalhador quando pertinente
- Responsável e restrição de acesso
Os campos são um modelo de levantamento, não uma exigência universal. A equipe do cliente deve confirmar o vocabulário e os identificadores apropriados. Teste buscas reais antes de fixar a convenção de arquivos e evite expor dados pessoais desnecessários em nomes ou listas de acesso amplo.
Como testar um lote-piloto
Use um programa com revisões, registros por trabalhador e documentos de mais de uma unidade. Verifique se a busca diferencia versão vigente e histórica. A equipe de segurança e saúde deve aprovar os critérios técnicos do acervo antes da captura em escala.
Critérios de aceite da entrega
Teste a consulta por unidade, tipo e versão, além da associação de registros individuais. Confira se documentos clínicos ficaram segregados dos registros gerais. O relatório deve distinguir documento recebido, ausente, ilegível e aguardando validação do responsável técnico.
Exemplo operacional hipotético
Em um cenário hipotético, um programa possui revisões anuais e anexos por estabelecimento. A organização deve preservar a relação entre documento principal e anexos, sem substituir versões históricas apenas porque chegou um arquivo mais recente.
O exemplo ilustra um critério de organização. Não representa cliente, caso realizado, economia ou resultado medido da Arquindex.
Etapas, entregáveis e orçamento
- Diagnóstico: levantar volume, suporte, uso futuro e restrições.
- Plano: aprovar identificação, sequência, qualidade e canal de entrega.
- Produção: preparar, capturar, aplicar OCR quando contratado e indexar.
- Conferência: revisar os critérios aprovados e registrar exceções.
- Aceite: entregar os arquivos e reconciliar o lote recebido.
Os entregáveis podem incluir PDFs pesquisáveis, índice de metadados, lista de pendências e protocolo de entrega, conforme proposta. Preparação, formatos especiais, quantidade de campos, nível de conferência, transporte e migração influenciam o orçamento. O conteúdo não fixa preços, prazo de execução ou condição de pagamento sem dimensionamento.
Segurança e limites do projeto
A NR-7 possui regras específicas sobre registros e prontuários ocupacionais. A digitalização não substitui a elaboração de programas, exames, avaliações ou validação pelos profissionais responsáveis. Retenção e acesso devem ser definidos conforme a classe documental e os requisitos aplicáveis.
Combine acesso por função, canal de amostras e destinação de cópias temporárias. Não envie documentos confidenciais no primeiro contato comercial. OCR facilita pesquisa; não é comprovação isolada de autenticidade, assinatura ou conformidade.
Atendimento em Belo Horizonte, Contagem, Betim e Nova Lima
A Arquindex atua em Belo Horizonte e avalia projetos na região metropolitana. Informe a cidade, a localização do acervo e a necessidade de consultar os originais durante a execução. Coleta, devolução e local de trabalho dependem de avaliação operacional e contratação; confirme a logística antes de enviar documentos.
Para demandas em outras cidades, a equipe deve avaliar volume, transporte e condições de execução. Esta página não anuncia unidade física em cada município, atendimento imediato ou retirada gratuita.
Solicitar avaliação do acervoPerguntas frequentes sobre digitalização de documentos do sesmt
O projeto inclui elaborar PGR ou PCMSO?
Não automaticamente. Esta página trata da organização e digitalização do acervo; elaboração técnica exige escopo e responsáveis próprios.
ASO e prontuário clínico são a mesma coisa?
Não. A classificação e os acessos precisam distinguir os documentos e respeitar responsabilidades profissionais.
É possível pesquisar por trabalhador e unidade?
Sim, quando esses metadados forem previstos e validados no projeto. A consulta deve respeitar as permissões definidas.
Toda a documentação do SESMT tem o mesmo prazo de guarda?
Não. A avaliação deve considerar o documento, o uso e os requisitos correspondentes, sem aplicar uma regra única ao acervo inteiro.
Referências técnicas e legais
As referências devem ser aplicadas ao contexto do acervo e às regras setoriais pertinentes.