GUIA TÉCNICO E DE CONTRATAÇÃO · BELO HORIZONTE E REGIÃO
Digitalização de livros de cartório
A digitalização de livros de cartório deve preservar a identificação do livro, a foliação e os elementos visuais relevantes de cada registro. A Arquindex avalia formato, encadernação, conservação e método de captura antes de dimensionar o projeto.
O que organizar antes de digitalizar
Livros encadernados podem apresentar páginas curvas, margens junto à lombada, tintas desbotadas, selos e averbações. Um fluxo pensado para folhas soltas pode ocultar informações ou danificar o suporte. O teste prévio deve orientar a técnica e o manuseio.
- Livros e volumes encadernados
- Índices e termos integrantes do volume
- Folhas com averbações, carimbos e selos
- Registros que precisam de sequência verificável
O inventário inicial deve distinguir o material recebido, os conjuntos previstos e as restrições de manuseio. Documentos não recebidos, deteriorados ou com identificação insuficiente precisam de registro próprio. A proposta deve definir quem esclarece essas pendências e como o lote poderá ser aceito.
Campos de indexação e pesquisa
- Serventia ou acervo
- Espécie e número do livro
- Folha ou página e face
- Período do volume
- Ocorrência de conservação ou legibilidade
Os campos são um modelo de levantamento, não uma exigência universal. A equipe do cliente deve confirmar o vocabulário e os identificadores apropriados. Teste buscas reais antes de fixar a convenção de arquivos e evite expor dados pessoais desnecessários em nomes ou listas de acesso amplo.
Como testar um lote-piloto
Escolha páginas do início, meio e fim, incluindo lombada estreita e registros com averbações. Verifique se o enquadramento permite ler as margens e distinguir foliação. Não desmonte ou force a abertura de um volume sem avaliação e autorização.
Critérios de aceite da entrega
Reconcilie a sequência de folhas com o inventário aprovado, preservando termos e índices pertinentes. Registre lacunas físicas, erros de numeração de origem e páginas com restrição de leitura. O arquivo digital não deve corrigir silenciosamente a numeração do livro.
Exemplo operacional hipotético
Em um volume hipotético, a mesma folha tem informações no anverso e no verso, além de uma anotação marginal. O índice deve distinguir as faces e a captura deve preservar a anotação; excluir uma face aparentemente vazia sem conferência pode perder evidência.
O exemplo ilustra um critério de organização. Não representa cliente, caso realizado, economia ou resultado medido da Arquindex.
Etapas, entregáveis e orçamento
- Diagnóstico: levantar volume, suporte, uso futuro e restrições.
- Plano: aprovar identificação, sequência, qualidade e canal de entrega.
- Produção: preparar, capturar, aplicar OCR quando contratado e indexar.
- Conferência: revisar os critérios aprovados e registrar exceções.
- Aceite: entregar os arquivos e reconciliar o lote recebido.
Os entregáveis podem incluir PDFs pesquisáveis, índice de metadados, lista de pendências e protocolo de entrega, conforme proposta. Preparação, formatos especiais, quantidade de campos, nível de conferência, transporte e migração influenciam o orçamento. O conteúdo não fixa preços, prazo de execução ou condição de pagamento sem dimensionamento.
Segurança e limites do projeto
A captura não altera as competências da serventia nem substitui emissão de certidão ou procedimentos oficiais. A aplicação do Código Nacional de Normas do CNJ e das regras da corregedoria competente deve ser validada pelo responsável. O projeto não promete eliminação de livros originais.
Combine acesso por função, canal de amostras e destinação de cópias temporárias. Não envie documentos confidenciais no primeiro contato comercial. OCR facilita pesquisa; não é comprovação isolada de autenticidade, assinatura ou conformidade.
Atendimento em Belo Horizonte, Contagem, Betim e Nova Lima
A Arquindex atua em Belo Horizonte e avalia projetos na região metropolitana. Informe a cidade, a localização do acervo e a necessidade de consultar os originais durante a execução. Coleta, devolução e local de trabalho dependem de avaliação operacional e contratação; confirme a logística antes de enviar documentos.
Para demandas em outras cidades, a equipe deve avaliar volume, transporte e condições de execução. Esta página não anuncia unidade física em cada município, atendimento imediato ou retirada gratuita.
Solicitar avaliação do acervoPerguntas frequentes sobre digitalização de livros de cartório
É necessário retirar a encadernação?
Não como regra geral. Preservação, estado físico e autorização orientam o método; o volume deve ser avaliado antes de qualquer intervenção.
O OCR lê toda escrita antiga?
Não há precisão universal para manuscritos e tintas degradadas. Use imagem legível e indexação revisada para os campos de localização.
A cópia digital equivale a uma certidão?
Não automaticamente. A captura do acervo não substitui a emissão ou os atos oficiais da serventia.
O serviço atende livros de formatos diferentes?
Os formatos devem ser informados e testados para definir equipamento, captura, logística e critérios de qualidade.
Referências técnicas e legais
- CNJ: consulta aos atos normativos do foro extrajudicial
- CONARQ: diretrizes de digitalização de documentos de arquivo
As referências devem ser aplicadas ao contexto do acervo e às regras setoriais pertinentes.