GUIA TÉCNICO E DE CONTRATAÇÃO · BELO HORIZONTE E REGIÃO
Digitalização de contratos
A digitalização de contratos deve preservar o instrumento completo, seus anexos e a relação com aditivos e versões. A Arquindex pode apoiar inventário, captura, OCR, metadados e entrega organizada para consulta do jurídico e das áreas autorizadas.
O que organizar antes de digitalizar
Um contrato localizado sem o aditivo mais recente pode induzir a uma leitura incompleta. Assinaturas, páginas de anexos e termos de encerramento precisam continuar vinculados ao conjunto. O objetivo é recuperar a evidência correta, sem transformar indexação em interpretação jurídica.
- Instrumentos físicos assinados
- Aditivos e anexos contratuais
- Termos de renovação ou encerramento
- Contratos por cliente, fornecedor ou projeto
O inventário inicial deve distinguir o material recebido, os conjuntos previstos e as restrições de manuseio. Documentos não recebidos, deteriorados ou com identificação insuficiente precisam de registro próprio. A proposta deve definir quem esclarece essas pendências e como o lote poderá ser aceito.
Campos de indexação e pesquisa
- Identificador do contrato
- Partes ou identificadores autorizados
- Data do instrumento
- Tipo: principal, aditivo ou anexo
- Vínculo com contrato e situação validada
Os campos são um modelo de levantamento, não uma exigência universal. A equipe do cliente deve confirmar o vocabulário e os identificadores apropriados. Teste buscas reais antes de fixar a convenção de arquivos e evite expor dados pessoais desnecessários em nomes ou listas de acesso amplo.
Como testar um lote-piloto
Escolha contrato extenso com anexos, um aditivo e um conjunto com versões. Teste a recuperação do principal a partir do aditivo e o caminho inverso. Confira tabelas, rubricas, páginas de assinatura e carimbos que podem ficar próximos às bordas.
Critérios de aceite da entrega
Verifique se todas as páginas e anexos recebidos estão presentes e se a relação entre documentos foi mantida. O responsável do cliente deve validar campos como situação e vigência, quando exigirem interpretação. Duplicatas devem ser apontadas, não eliminadas sem critério aprovado.
Exemplo operacional hipotético
Em um cenário hipotético, dois fornecedores usam o mesmo número de documento. O índice pode combinar identificador interno e parte contratante, conforme política do cliente. O nome do arquivo não deve expor informações desnecessárias de pessoas físicas.
O exemplo ilustra um critério de organização. Não representa cliente, caso realizado, economia ou resultado medido da Arquindex.
Etapas, entregáveis e orçamento
- Diagnóstico: levantar volume, suporte, uso futuro e restrições.
- Plano: aprovar identificação, sequência, qualidade e canal de entrega.
- Produção: preparar, capturar, aplicar OCR quando contratado e indexar.
- Conferência: revisar os critérios aprovados e registrar exceções.
- Aceite: entregar os arquivos e reconciliar o lote recebido.
Os entregáveis podem incluir PDFs pesquisáveis, índice de metadados, lista de pendências e protocolo de entrega, conforme proposta. Preparação, formatos especiais, quantidade de campos, nível de conferência, transporte e migração influenciam o orçamento. O conteúdo não fixa preços, prazo de execução ou condição de pagamento sem dimensionamento.
Segurança e limites do projeto
Documentos originalmente digitais devem preservar seus arquivos e evidências próprias, quando aplicáveis; imprimir e escanear não substitui o original digital. OCR não valida assinatura, poderes de representação ou eficácia do contrato. A análise jurídica permanece com os responsáveis.
Combine acesso por função, canal de amostras e destinação de cópias temporárias. Não envie documentos confidenciais no primeiro contato comercial. OCR facilita pesquisa; não é comprovação isolada de autenticidade, assinatura ou conformidade.
Atendimento em Belo Horizonte, Contagem, Betim e Nova Lima
A Arquindex atua em Belo Horizonte e avalia projetos na região metropolitana. Informe a cidade, a localização do acervo e a necessidade de consultar os originais durante a execução. Coleta, devolução e local de trabalho dependem de avaliação operacional e contratação; confirme a logística antes de enviar documentos.
Para demandas em outras cidades, a equipe deve avaliar volume, transporte e condições de execução. Esta página não anuncia unidade física em cada município, atendimento imediato ou retirada gratuita.
Solicitar avaliação do acervoPerguntas frequentes sobre digitalização de contratos
O OCR valida uma assinatura?
Não. OCR reconhece texto. Validação de assinatura e integridade depende do tipo de assinatura e das evidências correspondentes.
É possível localizar contratos por fornecedor?
Sim, se esse campo estiver previsto e validado no índice. A pesquisa deve respeitar o acesso autorizado.
Como organizar aditivos?
Associe cada aditivo ao contrato principal com identificadores e ordenação definidos, preservando o histórico recebido.
O serviço avisa automaticamente sobre vencimentos?
Não é parte automática da captura. Alertas ou workflows exigem metadados validados, sistema compatível e escopo específico.
Referências técnicas e legais
As referências devem ser aplicadas ao contexto do acervo e às regras setoriais pertinentes.