Artigo
Plano de classificação e tabela de temporalidade: por onde começar
Os dois instrumentos que dão critério a qualquer programa de gestão documental e como iniciar sem paralisar a operação.
Dois instrumentos, duas perguntas
O plano de classificação responde onde cada documento pertence, com base nas funções e atividades da organização. A tabela de temporalidade responde por quanto tempo ele deve ser mantido e qual o destino final: guarda permanente ou eliminação.
Sem o primeiro, ninguém encontra. Sem o segundo, ninguém descarta, e o acervo só cresce.
Comece pelas atividades, não pelas pastas
É comum tentar construir a classificação a partir da árvore de pastas atual. O caminho mais estável é partir das funções da organização (contratar, comprar, produzir, vender, gerir pessoas) e das atividades que geram documentos em cada uma.
Um bom ponto de partida é um conjunto pequeno de séries documentais mais frequentes, validado com quem usa os documentos diariamente.
Prazos têm origem em obrigações
Os prazos de guarda derivam de obrigações legais, fiscais, trabalhistas, contratuais e do valor histórico ou probatório do documento. Por isso, a tabela deve ser revisada com o apoio das áreas jurídica, contábil e de recursos humanos.
A Arquindex apoia a estruturação desses instrumentos, mas a aprovação dos prazos é decisão e responsabilidade da organização.
Do papel ao fluxo
Com classificação e temporalidade definidas, é possível automatizar: nomear, indexar, direcionar a aprovação e programar o encerramento. É a ponte entre gestão documental e BPM, em que o documento deixa de ser um item parado e passa a acompanhar um processo.
Vamos olhar o seu acervo?
Conte o que você tem hoje, em papel ou em arquivos digitais, e responderemos com o caminho mais direto.