Manual técnico: aspectos e temporalidade no Alfresco Community

29 de outubro de 2026 · Equipe técnica Arquindex

O que pode ser feito sem AMP

No Alfresco Community com Share e Model Manager disponíveis, é possível criar modelos, aspectos e propriedades pela administração, definir formulários e aplicar aspectos aos documentos. Regras de pasta podem executar scripts JavaScript do repositório. Isso utiliza pontos de configuração existentes, mas exige modelagem e homologação: os 16 campos não vêm prontos como uma tabela de temporalidade brasileira.

1. Preparar o modelo

Em homologação, entre no Share com usuário autorizado no grupo ALFRESCO_MODEL_ADMINISTRATORS. Acesse Admin Tools > Model Manager (Ferramentas administrativas > Gerenciador de modelos). Exporte o modelo existente antes de alterar. Se o documento já usa smsdp, consulte seus QNames e não crie outro modelo com o mesmo prefixo. Neste manual, arqdoc é apenas um namespace ilustrativo, sem equivalência automática ao ambiente do cliente.

2. Criar o aspecto e as propriedades

Selecione Create Model e informe nome, URI de namespace e prefixo únicos. Exemplo: modelo temporalidade, URI https://www.arquindex.com.br/model/documental/1.0 e prefixo arqdoc. Crie o aspecto arqdoc:controleDocumental. Em cada propriedade, informe nome interno, rótulo e tipo da tabela. Use listas de valores quando o catálogo estiver aprovado. Evite campos obrigatórios sem permitir o estado de triagem; datas desconhecidas devem continuar vazias.

3. Exibir os campos e aplicar ao documento

No aspecto, abra Actions > Layout Designer. Organize classificação, datas e prazos, destinação e bloqueio em grupos. Inclua as propriedades no formulário e salve o layout; ative o modelo conforme a interface da versão. Na biblioteca, abra o documento e a ação Manage Aspects/Gerenciar aspectos, aplique o aspecto e depois Edit Properties/Editar propriedades. Preserve aspectos anteriores. Os rótulos e a disponibilidade das ações variam com versão, tradução, configuração e permissões.

Dicionário dos 16 campos

Nomes propostos para um modelo novo. Em instalações existentes, use as propriedades reais do modelo, sem renomear ou substituir campos em produção por estes exemplos.

4. Configurar a regra de pasta

Na pasta piloto, abra Manage Rules/Gerenciar regras e Create Rule/Criar regra. Escolha entrada de itens e condição que limite o processamento aos documentos desejados. Utilize a ação de aplicação de aspecto se exposta nessa versão ou Execute script/Executar script. O script, revisado por administrador, fica em Data Dictionary/Scripts. Habilite subpastas somente para a árvore prevista. Para documentos existentes, execute a regra em lote piloto; criar uma regra não comprova atualização retroativa do acervo.

5. Definir a lógica de temporalidade

A regra deve consultar código e versão da tabela, validar classificação, verificar bloqueio e confirmar o evento disparador. Sem regra aprovada: PRAZO_A_VALIDAR. Sem data de evento: AGUARDANDO_EVENTO, sem vencimento. Com evento e duração válidos: calcular por anos de calendário e registrar a data. Especifique a convenção para 29 de fevereiro, feriados quando aplicáveis e fuso. Defina se prazoAnos é total ou de uma fase; não some novamente fases já contidas nele. Guarda permanente não deve receber uma data artificial de descarte.

6. Revisar o passar do tempo

Uma regra disparada por upload ou alteração não executa apenas porque um aniversário ocorreu. A revisão de vencimentos precisa de rotina periódica explicitamente configurada, relatório revisado ou integração autorizada. A consulta deve considerar permissões e atraso de indexação. Faça leitura atualizada do documento antes da decisão. Alterações de evento ou de tabela exigem recálculo controlado e registro do valor anterior.

7. Tratar bloqueio e destinação

Um booleano chamado bloqueioLegal é informativo até que controles de permissão e todos os caminhos de exclusão o respeitem. Operadores, integrações, API, administradores e lixeira precisam fazer parte da avaliação. Não chame esse campo de legal hold nativo equivalente ao Governance Services. O vencimento encaminha o documento à avaliação; não autoriza eliminação automática. Documente aprovação, obrigação aplicável e cadeia de custódia antes de qualquer destinação.

Exemplo operacional sem prazo universal

Um contrato recebe tipo e código do catálogo aprovado. O evento é encerramento do contrato. Enquanto a data não estiver confirmada, a situação é AGUARDANDO_EVENTO e o vencimento fica vazio. Depois da confirmação, um prazo hipotético de cinco anos só pode ser usado em teste e deve ser substituído pelo prazo aprovado da série. O cálculo utiliza a data do evento; a data do upload não a substitui. Este exemplo não define prazo legal para contratos nem para documentos de pessoal.

Conferência e aceite

Teste: classificação ausente; regra sem prazo; evento ainda não ocorrido; data válida; ano bissexto; guarda permanente; bloqueio ativo; reaplicação sem mudanças; correção da data; alteração da tabela; documento em subpasta; aspectos anteriores; leitor sem permissão; integração por API; restauração de backup. A repetição do processo não deve apagar metadados existentes, criar versões desnecessárias ou disparar regras em ciclo. Guarde evidências de antes e depois e valide um lote pequeno antes da expansão.

Falhas comuns e correção

Campo não aparece: confirme layout, modelo ativo, aspecto aplicado e permissão. Campo aparece vazio: aspecto aplicado não significa classificação preenchida; confira os QNames reais. PRAZO_A_VALIDAR: verifique correspondência do código e versão da tabela. Evento em branco: mantenha vencimento vazio. Pasta com aspecto: não presume que documentos herdaram os campos. Erro no script: interrompa o lote, preserve originais e revise o log sem expor dados pessoais.

Ler o artigo sobre gestão documental com recursos nativos

Fontes oficiais e versões

• Criar modelo — Community 26.1
• Layout Designer — Community 23.3
• Ações de regras — Community 23.3

Consulta: 29/10/2026. Confira os menus e a compatibilidade na versão instalada antes de aplicar.

Metodologia Arquindex: como criar campos e regras

Diagnosticar e classificar o acervo; criar o modelo e o aspecto; organizar o formulário; configurar regras; validar eventos e prazos; acompanhar alterações e vencimentos.

Vídeo didático de 32 segundos, com texto na tela:

Menus e ações dependem da versão e das permissões. Sem evento confirmado, vencimento em branco. O bloqueio legal exige controles efetivos de exclusão.