A tabela de temporalidade define por quanto tempo documentos devem permanecer em cada fase e qual será sua destinação. Copiar uma lista pronta sem entender processos e obrigações cria risco de descarte precoce ou guarda excessiva.
A tabela de temporalidade define por quanto tempo documentos devem permanecer em cada fase e qual será sua destinação. Copiar uma lista pronta sem entender processos e obrigações cria risco de descarte precoce ou guarda excessiva.
PARTE 01
O que uma boa tabela contém
Cada série deve estar ligada a uma função e a um evento que inicia a contagem. O prazo precisa considerar uso administrativo, fiscalização, defesa de direitos, valor histórico e normas aplicáveis.
- Código e série documental
- Evento inicial da contagem
- Prazo corrente e intermediário
- Destinação e justificativa
PARTE 02
Como construir
O trabalho combina entrevistas, inventário, análise de processos, requisitos legais e validação com as áreas responsáveis.
- Mapear atividades e documentos
- Levantar obrigações e riscos
- Propor prazos e eventos
- Validar, aprovar e revisar
PARTE 03
Relação com a LGPD
Retenção deve dialogar com finalidade e necessidade, mas também com obrigações legais e exercício de direitos. Eliminar tudo rapidamente e guardar tudo para sempre são extremos inadequados.