Gestão documental · Publicado em 14 de outubro de 2026
Gestão documental não termina na digitalização: como medir o uso e a recuperação dos arquivos
A Resolução CONARQ nº 60 reforça uma pergunta prática: o acervo digitalizado pode ser localizado, compreendido e usado por quem precisa dele?
A Resolução CONARQ nº 60, de 14 de setembro de 2026, estabelece princípios e diretrizes para estudos de usos e usuários em serviços arquivísticos. Um programa de gestão documental deve medir busca, acesso e compreensão — não apenas páginas digitalizadas.
O que estabelece a Resolução CONARQ nº 60
A norma, datada de 14 de setembro de 2026 e publicada em 18 de setembro, orienta políticas, programas e ações de estudos de usos e usuários nos serviços arquivísticos.
Digitalizar não garante encontrar
Nomes inconsistentes, OCR sem revisão, metadados incompletos e permissões mal configuradas tornam o acervo digital pouco utilizável, mesmo quando as imagens estão legíveis.
Comece pelos usuários
Mapeie quem consulta, quais tarefas precisa concluir, quais termos utiliza e quais restrições de acesso se aplicam. Entrevistas e análise de chamados revelam barreiras reais.
Métricas úteis
Acompanhe tempo de localização, buscas sem resultado, refinamentos, documentos inacessíveis, solicitações repetidas, abandono e erros de permissão. Combine métricas com relatos dos usuários.
OCR, metadados e taxonomia
Avalie OCR por amostragem e priorize campos essenciais. Vocabulários controlados e regras de nomenclatura devem facilitar a busca sem ignorar a linguagem adotada pelos usuários.
Teste antes da entrega
Peça a usuários representativos que localizem documentos conhecidos e desconhecidos. Registre tempo, caminho e obstáculos; depois ajuste filtros, metadados e permissões.
Melhoria contínua
Defina responsáveis, periodicidade, metas e um backlog. Repita testes após migrações, mudanças de taxonomia ou inclusão de novos tipos documentais.
Perguntas frequentes
OCR substitui metadados?
Não. O OCR amplia a busca no conteúdo; metadados preservam identificação, contexto, classificação e restrições.
Qual indicador comprova o sucesso?
Nenhum isoladamente. Tempo de localização, sucesso nas tarefas, buscas sem resultado, erros de acesso e satisfação devem ser analisados juntos.
Fonte oficial
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