Guia de contratação · Belo Horizonte e região metropolitana
Da caixa ao documento pesquisável: digitalização, OCR e ECM com critérios de entrega
Autoria institucional: Arquindex · Revisão editorial: 23/10/2026
Como contratar digitalização de documentos com OCR em Belo Horizonte?
Informe tipo de acervo, volume estimado, localização, prazo e finalidade da consulta. A proposta deve especificar preparação, captura, OCR, nomes dos arquivos, metadados, controle de qualidade e destino dos originais. Valide uma amostra antes de aprovar o processamento do lote.
1. Comece pela pergunta que a equipe precisa responder
Um PDF pesquisável pode atender uma consulta simples por palavra. Uma área que precisa localizar contratos por fornecedor, período, unidade e situação também depende de campos estruturados e regras de indexação. Definir a forma de consulta antes da captura evita uma entrega de arquivos legíveis que continua difícil de localizar.
Liste três situações reais: recuperar um contrato assinado, conferir um documento de um colaborador autorizado e localizar a evidência de uma entrega. Para cada situação, registre quais campos a pessoa conhece, quem pode consultar e como reconhecer a versão correta. Esses exemplos orientam o piloto e o teste de aceite.
2. Separe captura, OCR, indexação e ECM
| Etapa | Entrega a definir | Como conferir |
|---|---|---|
| Preparação e captura | Sequência, legibilidade, formatos e tratamento dos originais | Comparar imagem e original em uma amostra acordada |
| OCR | Camada de texto para pesquisa | Pesquisar termos conhecidos em páginas de qualidades diferentes |
| Indexação | Campos, nomes, classes e identificação única | Conferir campos críticos e registrar exceções |
| ECM/GED | Permissões, consulta, versões e operação | Testar usuários, pesquisa, recuperação e restauração |
OCR pode produzir erros em impressos degradados, tabelas e manuscritos. Extração automatizada de campos e classificação exigem testes próprios. Defina quais informações precisam de revisão humana, como divergências serão tratadas e quem aprova a correção.
3. Monte uma amostra representativa
Inclua documentos claros e difíceis, tamanhos diferentes, frente e verso, anexos e páginas com informações essenciais próximas das bordas. Uma amostra composta apenas por originais bem conservados pode esconder problemas que aparecerão na produção.
Antes do lote, aprove um modelo de pasta, o padrão de nome, o conjunto de metadados e a maneira de registrar páginas em branco ou ilegíveis. A quantidade amostral e os limites de aceitação devem constar no escopo. Não existe um único percentual de acurácia que descreva igualmente leitura de texto, extração de campos e classificação documental.
4. Defina responsabilidades e acessos
Mapeie as áreas que produzem e consultam o acervo. Para cada classe documental, registre responsável, grupos autorizados e procedimento para conceder e retirar acesso. Evite usar credenciais compartilhadas como solução permanente de consulta.
Em projetos com dados pessoais, descreva o fluxo de recebimento, processamento, devolução e armazenamento, além dos responsáveis por cada etapa. A definição de prazos de guarda e destinação depende da avaliação do acervo e das obrigações aplicáveis; a simples digitalização não autoriza eliminar os originais.
5. Planeje a entrega em Alfresco ou outro ECM
O ECM precisa receber uma estrutura que faça sentido para a operação. Estabeleça classes, campos obrigatórios, regras de versão e grupos de acesso. No piloto, peça a um usuário autorizado para localizar um documento e a um usuário sem permissão para tentar acessá-lo. Registre ambos os resultados.
O custo do projeto deve considerar infraestrutura, migração, integrações, suporte, armazenamento, backup, monitoramento e testes de restauração. Compare alternativas com o mesmo volume, período e responsabilidade operacional. A adoção de software de código aberto não elimina os custos de manter o ambiente.
6. Organize coleta e execução em BH e região
A Arquindex tem sede em Belo Horizonte. Demandas em Contagem, Betim, Nova Lima, Santa Luzia e outras localidades são avaliadas conforme escopo e logística. Informe onde o acervo está, quantidade aproximada de caixas ou páginas, restrições de acesso e necessidade de execução no local.
Na proposta, combine identificação das unidades, protocolo de recebimento, movimentação, devolução e responsáveis pela conferência. A disponibilidade de coleta ou equipe em cada cidade deve ser confirmada antes de transportar documentos. Esta orientação não indica uma unidade física em cada município.
7. Checklist para solicitar uma proposta comparável
- Tipo documental, período abrangido e volume estimado.
- Estado dos originais, formatos e existência de anexos.
- Local do acervo e condições de coleta ou execução.
- Campos necessários para busca e padrão de nomes.
- Formato de entrega e necessidade de importação no ECM.
- Regras de acesso, responsáveis e tratamento das exceções.
- Piloto, critérios de aceite, prazo e registro da entrega.
Perguntas frequentes
PDF pesquisável e GED são a mesma coisa?
Não. O PDF pesquisável contém uma camada de texto. O GED/ECM organiza documentos e pode controlar metadados, acessos e versões, conforme a configuração.
Como estimar o volume antes de pedir orçamento?
Informe quantidade de caixas, pastas ou dossiês e descreva uma amostra do conteúdo. A estimativa deve ser validada antes de fechar o escopo e a medição do serviço.
Posso começar com apenas um departamento?
Sim. Um piloto pode começar por uma área, desde que tenha responsável, amostra representativa e critérios de entrega. Use os resultados para ajustar as próximas etapas.
A Arquindex atende fora de Belo Horizonte?
O atendimento em outras localidades depende de avaliação de escopo, prazo e logística, confirmada na proposta.
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Solicitar avaliação do acervo. Informe cidade, tipo documental e volume aproximado; evite enviar documentos com dados pessoais nesta etapa inicial.