Para orçar a digitalização de documentos, precisamos saber: 1. Condição dos documentos (preparo). 2. Informações para renomear arquivos e organizar pastas (crucial para gestão de arquivos eficiente). 3. Se os arquivos precisam de organização prévia. 4. Quantidade de documentos (caixas, pastas). 5. Normas específicas para arquivos/renomeação (ex: PJE). 6. Para documentos com dados pessoais, comprovação de adequação LGPD ou base legal para tratamento.

A variação de preço na digitalização de documentos ocorre devido a diferentes modelos de negócio e níveis de serviço. Reprografia é mais barata (R$0,11-R$0,25/página), focando apenas em escanear, sem tratamento ou organização, ideal para pequenos volumes. Já a Digitalização de Documentos Profissional, como a da Arquindex, envolve softwares, procedimentos arquivísticos para gestão de arquivos, renomeação, backup, segurança, e considerações sobre adequação LGPD. Isso requer profissionais qualificados e planejamento, justificando um custo maior, especialmente para grandes volumes e projetos que exigem elaboração de databooks ou conformidade específica.

A gestão de arquivos é um conjunto de processos para organizar, armazenar, proteger, reter e descartar documentos de forma eficiente e segura, sejam eles físicos ou digitais. Uma boa gestão de arquivos é fundamental para a agilidade operacional, tomada de decisões e conformidade legal. A Arquindex oferece consultoria especializada em gestão de arquivos, incluindo diagnóstico, classificação, tabela de temporalidade, e implementação de sistemas ECM/GED, como Alfresco e NextCloud. Nossos serviços otimizam o acesso à informação, preparam para a digitalização de documentos e garantem a conformidade, inclusive como parte da adequação LGPD e para a correta elaboração de databooks.

A Arquindex é especialista na elaboração e gestão de databooks técnicos para diversos setores, como engenharia, manutenção, obras e para grandes empresas (Petrobrás, Vale, Samarco). Nosso processo de elaboração de databook inclui a coleta, organização, digitalização de documentos pertinentes, indexação precisa e compilação final do databook, assegurando a conformidade com as normas exigidas. Este serviço é crucial para a gestão de arquivos técnicos, facilitando consultas, auditorias e garantindo a integridade da documentação de projetos complexos. A elaboração de databooks é uma parte integral de uma gestão de arquivos eficaz.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, assegurando que os arquivos digitalizados tenham a mesma validade jurídica dos originais em papel. Ele é fundamental para projetos de digitalização de documentos, pois define padrões de autenticidade, integridade, fidelidade e rastreabilidade. Seguir este decreto é crucial para a gestão de arquivos digitais com segurança jurídica e para processos de adequação LGPD que envolvem documentos digitalizados.

Empresas de gestão de arquivos e guarda de documentos, como a Arquindex, oferecem serviços completos de organização, classificação, indexação, digitalização certificada de documentos, controle de acesso, rastreabilidade e descarte seguro, muitas vezes integrados com sistemas de ECM/GED e consultoria para adequação LGPD. O foco é no ciclo de vida do documento e na informação. Já o self storage apenas loca espaço físico para o cliente armazenar o que desejar, sem gerenciamento ou controle sobre o conteúdo, sendo inadequado para uma gestão de arquivos profissional ou para a elaboração de databooks.

O LGPD Check-List da Arquindex BH é uma plataforma brasileira robusta para gestão da privacidade e riscos na adequação LGPD. Funcionalidades incluem mapeamento de dados, DPIA, inventário de tratamento, gestão de consentimento e requisições de titulares, relatórios para ANPD, e muito mais. É uma ferramenta essencial para complementar a consultoria em adequação LGPD e para empresas que realizam digitalização de documentos contendo dados pessoais ou que necessitam de uma gestão de arquivos alinhada à lei.

A Arquindex oferece Guarda Documental integrada à Gestão de Arquivos. Com a LGPD, não controlamos apenas o armazenamento, mas também o conteúdo para garantir a adequação LGPD. Nosso serviço inclui análise da documentação, verificação de consentimento dos titulares, e governança sobre os dados. Para um orçamento, solicite nosso serviço de Gestão de Arquivos, que engloba a guarda segura e a conformidade legal, essencial para quem realiza digitalização de documentos ou elaboração de databooks.

O orçamento para adequação LGPD considera o grau de risco e volume de tratamento de dados. Empresas com dados sensíveis (bancários, médicos) demandam maior planejamento. A quantidade de operadores, sistemas e usuários também influencia. Temos planos baseados no número de usuários e nicho da empresa, todos visando uma completa adequação LGPD e uma eficiente gestão de arquivos de dados pessoais. Consulte-nos para uma proposta personalizada.

A certificação DPO EXIN envolve 3 módulos: 1. EXIN Privacy and Data Protection Foundation. 2. EXIN Privacy and Data Protection Essentials. 3. Information Security Management Professional based on ISO/IEC 27001. A Arquindex oferece treinamentos de 7h30min para cada, totalizando 22h30min, preparando para o exame. Estes conhecimentos são vitais para a adequação LGPD e para a correta gestão de arquivos e databooks contendo dados pessoais.

Para a digitalização de documentos empresariais com qualidade e conformidade legal (Decreto 10.278/2020), bons scanners são cruciais. Recomendamos modelos como Fujitsu fi-8170 / fi-7160 / fi-800R, que oferecem alta velocidade (até 70 ppm), ADF, OCR integrado, e são compatíveis com PDF/A e resolução acima de 300 DPI. Estes recursos são essenciais para uma eficiente digitalização de documentos e subsequente gestão de arquivos digitais, sendo também importantes na composição de databooks.

Para ser um DPO eficaz na adequação LGPD, é preciso formação em LGPD, mentoria de consultores experientes (como os da Arquindex) e, idealmente, conhecimento técnico em sistemas de informação, ciência de dados ou TI, com vivência em normas e procedimentos. Profissionais de governança de dados e gestores da qualidade também se destacam. Um DPO deve entender como a gestão de arquivos, a digitalização de documentos e a elaboração de databooks impactam a proteção de dados pessoais e orientar a empresa na adequação LGPD desses processos.

DSAR (Data Subject Access Request) é o direito do titular de solicitar informações sobre seus dados pessoais coletados, usados e compartilhados por uma organização. É um pilar da adequação LGPD. Empresas precisam ter canais para receber e responder a DSARs dentro do prazo legal. Uma boa gestão de arquivos e processos de digitalização de documentos organizados facilitam a localização e o fornecimento dessas informações, sendo cruciais para atender a este direito na adequação LGPD.